تُسمّى هذه الدورة عالميًا من الطلب إلى النقد. وهي ليست إجراءً محاسبيًا، بل سلسلة تشغيلية يشترك فيها البائع وأمين المستودع والمحاسب، وكل واحد منهم يوقّع على مستند يمنع خطأ الآخر.
١ حلقات الدورة ومستنداتها
| # | الخطوة | المستند | المسؤول |
|---|---|---|---|
| ١ | طلب العميل | أمر بيع | المبيعات |
| ٢ | فحص الائتمان | موافقة ائتمانية | المالية |
| ٣ | تجهيز البضاعة | أمر صرف من المستودع | المستودع |
| ٤ | التسليم | سند تسليم موقَّع من العميل | النقل / المستودع |
| ٥ | الفوترة | فاتورة ضريبية | المحاسبة |
| ٦ | المتابعة | كشف حساب وتقرير أعمار | الائتمان والتحصيل |
| ٧ | القبض | سند قبض | الخزينة |
الخطوة الثانية هي التي تُحذف أولًا
حين يضغط الوقت، أول ما يُتجاوَز هو فحص الائتمان: «أرسلها الآن ونرتّب الورق لاحقًا». وبعد ستة أشهر يظهر عميل تجاوز سقفه بثلاثة أضعاف ولا يسدّد. الضابط الذي يُتجاوَز عند الضغط ضابط غير موجود.
٢ متى تُثبت المبيعات؟
الإيراد لا يُثبت بتوقيع العرض ولا باستلام النقد، بل عند انتقال السيطرة على البضاعة إلى العميل — وهو في الغالب تاريخ التسليم المثبت في السند الموقَّع.
أمر بيع
التزام فقط — لا قيد محاسبي
تسليم
انتقال السيطرة — هنا يبدأ الإيراد
فاتورة
مدين ذمم · دائن مبيعات وضريبة
قبض
مدين بنك · دائن ذمم
قيدان لا قيد واحد: الفاتورة تُنشئ الدين، والقبض يسدّده
مع كل بيع يخرج مخزون
الفاتورة تسجّل الإيراد، ويرافقها دائمًا قيد ثانٍ: تكلفة البضاعة المباعة مدينة، والمخزون دائن. ومن يسجّل الإيراد وينسى التكلفة يُظهر ربحًا وهميًا في الشهر، ثم يكتشف الفرق عند الجرد.
٣ المرتجعات والإشعار الدائن
- مرتجع بضاعة: ترجع البضاعة للمستودع بسند، ويُخفَّض الإيراد والتكلفة معًا.
- خصم بعد الفاتورة: تخفيض للقيمة دون رجوع بضاعة.
- خطأ في الفاتورة: سعر أو كمية أو بيانات عميل.
- الإشعار الدائن هو المستند النظامي لكل ما سبق، ويعدّل الضريبة أيضًا.
- نسبة المرتجعات مؤشر جودة: ارتفاعها يكشف خللًا في المنتج أو في البيع نفسه.
| الشريحة | المبلغ | النسبة |
|---|---|---|
| لم يستحق بعد | 1,200,000 | 48% |
| متأخر ١ – ٣٠ يومًا | 600,000 | 24% |
| متأخر ٣١ – ٩٠ يومًا | 450,000 | 18% |
| متأخر أكثر من ٩٠ يومًا | 250,000 | 10% |
| الإجمالي | 2,500,000 | 100% |
القراءة: أكثر من نصف المديونية مستحق ومتأخر، و10% تجاوز ٩٠ يومًا — وهذه الشريحة تحديدًا هي التي تتحوّل عادة إلى مخصص ثم إلى شطب.
الإجراء: إيقاف التوريد الآجل لمن تجاوز ٩٠ يومًا، وجدولة اتصال قبل الاستحقاق لا بعده، وربط عمولة البائع بالتحصيل لا بالفوترة.
٤ الفصل بين المهام
| المهمة | لا يجمعها مع | الخطر عند الجمع |
|---|---|---|
| إصدار الفاتورة | قبض النقد | تحصيل لا يُورَّد |
| منح الخصم | الموافقة عليه | خصم بلا صلاحية |
| اعتماد الإشعار الدائن | إصدار الفاتورة | إلغاء مبيعات وهمية لتغطية فرق |
| صرف البضاعة | جرد المخزون | إخفاء العجز |
| فتح سجل العميل | تحديد سقفه الائتماني | بيع لعميل مصطنع |
خلاصة الدرس
- الدورة سبع خطوات، لكل خطوة مستند ومسؤول مختلف.
- فحص الائتمان هو الضابط الذي يُتجاوَز أولًا، وهو أخطرها إهمالًا.
- الإيراد يُثبت عند انتقال السيطرة، غالبًا بسند التسليم الموقَّع.
- مع كل بيع قيد ثانٍ: تكلفة البضاعة المباعة مقابل المخزون.
- الإشعار الدائن مستند المرتجعات والخصومات، ويعدّل الضريبة معها.
- تقرير أعمار الذمم يحوّل التحصيل من مجاملة إلى إجراء.
٥ اختبر فهمك
ثلاثة أسئلة سريعة
اختر الإجابة التي تراها صحيحة، وستظهر لك النتيجة فورًا.
١. وقّع العميل أمر بيع بمليون ريال ولم تُسلَّم البضاعة بعد. المعالجة الصحيحة:
أمر البيع وعد بالتنفيذ، والإيراد يُثبت عند التسليم الذي ينقل السيطرة للعميل.
٢. شركة تسجّل الفاتورة وتنسى قيد تكلفة البضاعة المباعة. النتيجة:
إثبات الإيراد بلا تكلفته يضخّم الربح، ويبقى المخزون في الدفاتر بعد خروجه فعليًا.
٣. البائع نفسه هو من يصدر الفاتورة ويعتمد الإشعار الدائن. الخطر الأبرز:
الجمع بين الإنشاء والإلغاء يلغي الأثر الرقابي للمستند من أساسه.