إدارة المخزون كلها موازنة بين خطرين متقابلين: خطر أن يكثر فيتجمّد مالك، وخطر أن يقلّ فتخسر بيعًا أو يتوقف إنتاجك. ولا يوجد رقم صحيح واحد، بل رقم مناسب لكل صنف على حدة.
١ أنواع المخزون
| النوع | الوصف | يظهر في |
|---|---|---|
| مواد خام | مدخلات لم تدخل الإنتاج بعد | المصانع |
| إنتاج تحت التشغيل | بدأ تصنيعه ولم يكتمل | المصانع والمقاولات |
| إنتاج تام | جاهز للبيع | المصانع |
| بضاعة للبيع | تُشترى وتُباع كما هي | التجارة والتجزئة |
| قطع غيار ومستهلكات | لتشغيل المنشأة لا لبيعها | كل القطاعات |
| بضاعة بالطريق | شُحنت ولم تصل بعد | الاستيراد |
| بضاعة أمانة | لدينا وملكيتها للغير أو العكس | التوزيع والوكالات |
بضاعة الأمانة: موجودة ولا تملكها
بضاعة في مستودعك ملكيتها لمورّدك حتى تُباع. هي ليست مخزونك محاسبيًا رغم أنها أمام عينيك، ويجب أن تُفصل في النظام وفي الجرد. وخلطها بمخزونك يضخّم أصولك ويشوّه كل مؤشرات المخزون.
٢ لماذا نحتفظ بمخزون أصلًا؟
- لتغطية فترة التوريد: المورد يحتاج أسابيع، والعميل لا ينتظر.
- لامتصاص تقلب الطلب: الطلب ليس ثابتًا، والمبيعات تقفز أحيانًا.
- لاقتناص حسم الكمية: الشراء بكميات أكبر يخفض سعر الوحدة.
- للتحوّط من ارتفاع الأسعار أو انقطاع التوريد.
- لاستقرار الإنتاج: خط الإنتاج لا يُوقف لنفاد مادة رخيصة.
- للموسمية: يُنتج طوال العام ويُباع في موسم محدد.
٣ تكلفة الاحتفاظ وتكلفة النفاد
رأس المال
نقد مجمّد كان يمكن تشغيله
التخزين
إيجار وكهرباء وعمالة وتأمين
التقادم
انتهاء صلاحية أو تغيّر موديل
الفاقد
تلف وكسر وسرقة
تكلفة الاحتفاظ السنوية تُقدَّر عادة بنسبة معتبرة من قيمة المخزون
مستودع متوسط قيمة مخزونه 4,000,000 ريال:
| عنصر التكلفة | النسبة | المبلغ السنوي |
|---|---|---|
| كلفة التمويل | 8% | 320,000 |
| التخزين والمناولة | 5% | 200,000 |
| التأمين | 1% | 40,000 |
| التقادم والتلف | 4% | 160,000 |
| الإجمالي | 18% | 720,000 |
القراءة: خفض متوسط المخزون بمقدار الربع يوفّر نحو 180,000 ريال سنويًا، ويحرّر مليون ريال نقدًا. وهذا وفر لا يحتاج بيعًا إضافيًا ولا عميلًا جديدًا.
والنفاد له تكلفة أيضًا — لكنها لا تظهر في أي تقرير
بيع ضائع، وعميل ذهب إلى المنافس ولم يعد، وخط إنتاج توقّف، وشحنة مستعجلة بأجرة مضاعفة، وغرامة تأخير على عقد. لأن تكلفة النفاد غير مُقيَّدة في الدفاتر، تميل المنشآت إلى تجاهلها وتركّز على تقليل المخزون وحده حتى تقع في الطرف الآخر.
٤ من المسؤول عن المخزون؟
| الجهة | مسؤوليتها | ميلها الطبيعي |
|---|---|---|
| المبيعات | توفر الصنف للعميل | مخزون أكبر دائمًا |
| المشتريات | الشراء بأفضل سعر | كميات أكبر لحسم الكمية |
| المالية | السيولة ورأس المال العامل | مخزون أقل دائمًا |
| المستودع | الحفظ والدقة والسلامة | حركة أقل وترتيب أوضح |
| التخطيط | الموازنة بين الجميع | الرقم الأمثل لكل صنف |
ولهذا فإن قرار المخزون لا يصحّ أن يُترك لإدارة واحدة: إن تُرك للمبيعات تكدّس، وإن تُرك للمالية نفد. والحل سياسة مكتوبة تحدد لكل فئة أصناف مستوى خدمة مستهدفًا يلتزم به الجميع.
خلاصة الدرس
- المخزون نقد غيّر شكله، ولا يعود نقدًا إلا بالبيع.
- أنواعه تختلف بالقطاع، وبضاعة الأمانة ليست مخزونك محاسبيًا.
- نحتفظ به لتغطية التوريد وتقلب الطلب وحسم الكمية والموسمية.
- تكلفة الاحتفاظ السنوية نسبة معتبرة من قيمته وتشمل التمويل والتقادم.
- تكلفة النفاد حقيقية لكنها غير مقيّدة، فتُنسى عند اتخاذ القرار.
- قرار المخزون مشترك، ويُضبط بسياسة ومستوى خدمة مستهدف.
٥ اختبر فهمك
ثلاثة أسئلة سريعة
اختر الإجابة التي تراها صحيحة، وستظهر لك النتيجة فورًا.
١. بضاعة في مستودعك ملكيتها للمورد حتى تُباع. المعالجة الصحيحة:
العبرة بانتقال الملكية لا بالحيازة؛ وإدراجها يضخّم الأصول ويشوّه المؤشرات.
٢. مدير مالي يطلب خفض المخزون إلى أدنى حد ممكن. الخطر:
تكلفة النفاد غير مقيّدة في الدفاتر، فيسهل إغفالها عند المفاضلة.
٣. مخزون متوسطه 4 ملايين وتكلفة احتفاظه 18%. خفضه بمقدار الربع يوفّر سنويًا:
الوفر = مليون × 18% = 180,000، ويضاف إليه تحرّر المبلغ نفسه كسيولة.