تُسمّى هذه الدورة عالميًا من الشراء إلى الدفع. وهي تشترك مع دورة المبيعات في المنطق نفسه معكوسًا: هناك نسلّم ونحصّل، وهنا نستلم وندفع. والمستندات نفسها تتبادل الأدوار بين المنشأتين.
١ حلقات الدورة
| # | الخطوة | المستند | المسؤول |
|---|---|---|---|
| ١ | طلب القسم | طلب شراء معتمد | القسم الطالب |
| ٢ | الترسية | محضر مقارنة وترسية | المشتريات / اللجنة |
| ٣ | الالتزام | أمر شراء مرسل للمورد | المشتريات |
| ٤ | الاستلام | سند استلام بالكمية | المستودع |
| ٥ | الفحص | تقرير قبول أو رفض | الجودة / الفني |
| ٦ | الفوترة | فاتورة المورد | المورد |
| ٧ | المطابقة | مطابقة ثلاثية | الحسابات الدائنة |
| ٨ | السداد | أمر دفع وسند صرف | الخزينة |
الشراء بلا أمر شراء
مدير يتصل بمورد مباشرة، وتصل البضاعة، ثم تصل الفاتورة إلى المحاسبة بلا أي مستند سابق. عندها لا يملك أحد رفضها لأن البضاعة استُهلكت فعلًا. قِس نسبة الفواتير بلا أمر شراء — فهي مقياس مباشر لانضباط الدورة، وكل فاتورة منها فرصة لسعر غير متفاوض عليه.
٢ المطابقة الثلاثية
أمر الشراء
ماذا طلبنا؟ وبكم؟
سند الاستلام
ماذا وصل فعلًا؟
الفاتورة
بكم يطالبنا المورد؟
القرار
تطابق ← دفع · اختلاف ← تعليق
لا دفع قبل أن تتفق المستندات الثلاثة كمية وسعرًا
| البند | أمر الشراء | الاستلام | الفاتورة |
|---|---|---|---|
| الكمية | 1,000 | 940 | 1,000 |
| سعر الوحدة | 45 | — | 47 |
| الإجمالي | 45,000 | — | 47,000 |
اختلافان: كمية أقل بـ60 وحدة، وسعر أعلى بريالين. والمبلغ الصحيح 42,300 ريالًا لا 47,000 — بفارق 4,700 ريالًا في فاتورة واحدة.
الإجراء: تُعلَّق الفاتورة، ويُطلب إشعار دائن بالفرق أو فاتورة معدَّلة. ومن يدفع أولًا ثم يطالب، نادرًا ما يسترد.
حدود التسامح
فرق ريالين في فاتورة بمليون لا يستحق تعليق الدفع وتعطيل التوريد. ضع حد تسامح مكتوبًا — نسبة صغيرة أو مبلغًا مقطوعًا — يُعتمد دونها آليًا، وما فوقه يُصعَّد. الرقابة بلا حد تسامح تتحوّل إلى شلل.
٣ الاستلام والفحص
- الكمية تُعدّ ولا تُنقل عن المورد، ولو كانت بوليصة الشحن واضحة.
- الفحص الفني قد يتأخر عن الاستلام، فتُسجّل البضاعة «مستلمة قيد الفحص» لا «مقبولة».
- الرفض الجزئي يُوثَّق بصور ومحضر، ويُبلَّغ المورد خطيًا خلال مهلة محددة.
- تاريخ الصلاحية ورقم التشغيلة يُسجَّلان عند الاستلام لا لاحقًا.
- الاستلام الجزئي يبقي أمر الشراء مفتوحًا بالرصيد، ويُتابَع حتى الإقفال.
٤ السداد وتقييم المورد
| مؤشر أداء المورد | كيف يُقاس |
|---|---|
| الالتزام بموعد التسليم | نسبة الطلبات الواصلة في موعدها |
| دقة الكمية | نسبة الطلبات المطابقة كمية |
| جودة المورَّد | نسبة المرفوض عند الفحص |
| دقة الفوترة | نسبة الفواتير التي مرّت بلا تعليق |
| الاستجابة | زمن الرد على الطلبات والشكاوى |
الفصل بين المهام في دورة الشراء
من يفتح سجل المورد لا يعتمد أمر الشراء. ومن يصدر أمر الشراء لا يستلم البضاعة. ومن يستلم لا يعتمد الدفع. ومن يعتمد الدفع لا يوقّع الشيك وحده. وجمع اثنتين منها في يد واحدة هو الطريق المعتاد لفواتير موردين لا وجود لهم.
خلاصة الدرس
- الدورة ثماني خطوات، لكل خطوة مستند ومسؤول مختلف.
- الفاتورة بلا أمر شراء تفقد المنشأة حقها في الرفض والتفاوض.
- المطابقة الثلاثية تقارن: ماذا طلبنا، وماذا وصل، وبكم نُطالَب.
- حد تسامح مكتوب يمنع تحوّل الرقابة إلى شلل.
- الكمية تُعدّ، والفحص الفني قد يتأخر فتُسجَّل البضاعة قيد الفحص.
- تقييم المورد بالأرقام يجعل التجديد قرارًا لا عادة.
٥ اختبر فهمك
ثلاثة أسئلة سريعة
اختر الإجابة التي تراها صحيحة، وستظهر لك النتيجة فورًا.
١. أمر الشراء 1,000 وحدة بسعر 45، والمستلم 940، والفاتورة 1,000 بسعر 47. المبلغ الصحيح:
يُدفع ما استُلم فعلًا بالسعر المتعاقد عليه: 940 × 45 = 42,300.
٢. وصلت فاتورة لبضاعة استُهلكت، ولا يوجد لها أمر شراء. الأثر الأخطر:
بعد الاستهلاك يصبح السعر أمرًا واقعًا، وهذا جوهر خطر الشراء خارج الدورة.
٣. الموظف نفسه يفتح سجل المورد ويعتمد الدفع. الخطر الأبرز:
الجمع بين إنشاء المستفيد وإجازة الصرف هو أشهر نمط في الاحتيال الداخلي.